شرایط و ضوابط ارسال آثار و دستاوردها:

علاوه بر ثبت اطلاعات، بارگذاری موارد ذیل به عنوان مستند الزامی می‌باشد:

1) فایل pdf توضیح اثر

2) فیلم معرفی  و نمایش اثر (حداکثر 3 دقیقه‌ای)(در مورد آثار فیزیکی  مثل دست‌سازه‌، اثر در ویدئو نمایش داده شود/ در مورد محتواهای دیجیتالی ویدئو با نمایش محیط و کارکرد نرم‌افزاری ضبط شود/ در مورد طرح‌های تجاری ویدئوی توضیح شرکت‌کننده کافی است.)

3) فایل rar نصب در مورد آثار دیجیتال (یا ارسال لینک اثر با رمز ورود اختصاصی با دسترسی زمانی نامحدود در فرمت یک فایل word)

4) ارسال گواهی طبق جدول ذیل:

ردیف	دسته	شاخص‌ها	مستندات مورد نیاز
1	اختراعات	اختراع بین‌المللی/ اختراع ملی/مالکیت معنوی(طرح صنعتی،علامت تجاری، کپی رایت)	گواهی ثبت اختراع+ اظهارنامه ثبت/گواهی ثبت طرح صنعتی/گواهی ثبت علامت تجاری/گواهی ثبت کپی رایت از سامانه مالکیت معنوی ایران iripo.ssaa.ir
2	طرح‌های تجاری	محصول تجاری شده/ طرح تجاری استانی یا ملی/ طرح پایلوت/	تأییدیه از ارگان، دستگاه اجرایی یا مراجع ذی‌صلاح یا قرارداد فروش
3	محصولات دارای گواهی TRL 5 و بالاتر	ایده یا محصول اولیه ارزیابی شده و دارای گواهی معتبر	گواهی TRL  5 و بالاتر از سامانه wwww.irantrl.ir   یا اعتبارنامه محصولات آموزشی از سامانه کنترل کیفیت منابع آموزشی و تربیتی غیرمکتوب https://standard.roshd.ir/fa

موارد حائز اهمیت:

• حداقل سطح آمادگی فناوری جهت پذیرش آثار (بجز طرح‌های تجاری و ثبت اختراعات) TRL 5 می‌باشد.
•  آثار برگزیده  نمایشگاه سال های قبل، درصورتی می توانند در نمایشگاه سال جدید شرکت داده شوند که سطح آمادگی فناوری اثر (TRL) نسبت به سال گذشته، ارتقا یافته باشد. 
• شرکت‌کنندگان محدودیتی برای ارسال بیش از یک اثر ندارند.